Η διαχείριση των εγκαταστάσεων είναι σήμερα πιο περίπλοκη από ποτέ. Οι διαχειριστές εγκαταστάσεων αναμένεται να χειρίζονται την προληπτική συντήρηση, να συμβαδίζουν με τις απαιτήσεις συμμόρφωσης, να διαχειρίζονται τις παραγγελίες εργασίας και να βρίσκουν ακόμα τρόπους μείωσης του κόστους. Χωρίς τα κατάλληλα εργαλεία, η εργασία μπορεί γρήγορα να γίνει συντριπτική.
Αυτός είναι ο λόγος που στρέφονται τόσοι πολλοί επαγγελματίες λογισμικό διαχείρισης συντήρησης εγκαταστάσεων. Αυτό το λογισμικό χρησιμεύει ως οδηγός για την αξιολόγηση σύγχρονων λύσεων. Αυτές οι πλατφόρμες δεν αφορούν πλέον μόνο την ψηφιοποίηση παραγγελιών εργασίας. Τα καλύτερα συστήματα συνδυάζουν αυτοματισμό, πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο και εύχρηστες διεπαφές για να κάνουν τη διαχείριση εγκαταστάσεων πιο αποτελεσματική και προβλέψιμη.
Διαχείριση εντολών εργασίας
Στην καρδιά κάθε πλατφόρμας συντήρησης εγκαταστάσεων βρίσκεται η ικανότητά της να εξορθολογίζει τις παραγγελίες εργασίας. Τα χειροκίνητα συστήματα συχνά αφήνουν περιθώρια για σφάλματα, με άστοχα αιτήματα και ασαφής επικοινωνία προκαλώντας καθυστερήσεις. Το σύγχρονο λογισμικό επιτρέπει την υποβολή, την ανάθεση και την παρακολούθηση εντολών εργασίας σε έναν κεντρικό κόμβο.
Οι καλύτερες πλατφόρμες διευκολύνουν τους τεχνικούς να δουν τι χρειάζεται προσοχή, ενώ οι διαχειριστές μπορούν να δώσουν προτεραιότητα στις εργασίες με βάση την επείγουσα ανάγκη και τους πόρους. Η ορατότητα της παραγγελίας εργασίας βοηθά επίσης στη μείωση των σημείων συμφόρησης, διευκολύνοντας την ομαλή λειτουργία των λειτουργιών.
Παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων και ιστορικό
Το να γνωρίζετε πού βρίσκεται ο εξοπλισμός και πώς έχει συντηρηθεί είναι κρίσιμο για τη λήψη αποφάσεων. Οι πλατφόρμες διαχείρισης συντήρησης εγκαταστάσεων με παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων επιτρέπουν στους χρήστες να βλέπουν το ιστορικό υπηρεσιών, τις λεπτομέρειες της εγγύησης και τις μετρήσεις απόδοσης σε ένα μέρος.
Όταν ο εξοπλισμός αποτυγχάνει, οι τεχνικοί μπορούν να επανεξετάσουν αμέσως προηγούμενες επισκευές και να κατανοήσουν τα επαναλαμβανόμενα προβλήματα. Η δυνατότητα συλλογής και ανασκόπησης ιστορικών δεδομένων μπορεί επίσης να είναι χρήσιμη κατά τη διάρκεια ελέγχων ή ελέγχων συμμόρφωσης.
Κινητή πρόσβαση για τεχνικούς
Η διαχείριση των εγκαταστάσεων γίνεται σπάνια από ένα μόνο γραφείο. Οι τεχνικοί περνούν τον περισσότερο χρόνο τους στον τομέα, μετακινούμενοι από το ένα περιουσιακό στοιχείο στο άλλο. Η πρόσβαση μέσω κινητού είναι επομένως ένα από τα πιο πρακτικά χαρακτηριστικά σε ένα CMMS ή μια πλατφόρμα διαχείρισης εγκαταστάσεων.
Μια εφαρμογή για κινητά επιτρέπει στους τεχνικούς να λαμβάνουν εργασίες, να ενημερώνουν εντολές εργασίας και να καταγράφουν τη χρήση εξαρτημάτων χωρίς να επιστρέφουν σε γραφείο ή σταθμό εργασίας. Αυτό βελτιώνει την αποτελεσματικότητα, μειώνει τη γραφειοκρατία και διασφαλίζει ότι τα δεδομένα ενημερώνονται σε πραγματικό χρόνο.
Διαχείριση αποθεμάτων και ανταλλακτικών
Τίποτα δεν επιβραδύνει τις επισκευές πιο γρήγορα από το να μην έχετε τα σωστά εξαρτήματα στη διάθεσή σας. Η διαχείριση αποθεμάτων είναι ένα άλλο κρίσιμο χαρακτηριστικό που πρέπει να αναζητήσετε. Το καλύτερο λογισμικό συντήρησης εγκαταστάσεων παρακολουθεί τη χρήση ανταλλακτικών, ειδοποιεί τους διαχειριστές όταν το απόθεμα είναι χαμηλό και προβλέπει μελλοντικές ανάγκες με βάση τις τάσεις του παρελθόντος.
Διατηρώντας ακριβή αρχεία απογραφής, οι οργανισμοί μπορούν να μειώσουν τα απόβλητα, να αποφύγουν δαπανηρές εντολές και να απελευθερώσουν κεφάλαιο κίνησης σε αχρησιμοποίητο απόθεμα. Ο καλύτερος έλεγχος αποθεμάτων υποστηρίζει επίσης πιο ομαλά προγράμματα προληπτικής συντήρησης, καθώς τα σωστά εξαρτήματα είναι πάντα διαθέσιμα όταν χρειάζεται.
Αναφορές και αναλυτικά στοιχεία
Η συντήρηση δημιουργεί τεράστιο όγκο δεδομένων, αλλά μεγάλο μέρος τους μένει αχρησιμοποίητο χωρίς τα κατάλληλα εργαλεία. Οι λειτουργίες αναφοράς και αναλυτικών στοιχείων μετατρέπουν τα ανεπεξέργαστα δεδομένα σε χρήσιμες πληροφορίες. Οι διαχειριστές εγκαταστάσεων μπορούν να παρακολουθούν τον μέσο χρόνο μεταξύ των αστοχιών, τις ώρες εργασίας που δαπανώνται για προληπτική έναντι αντιδραστική συντήρηση και τη συνολική απόδοση του ενεργητικού.
Ο προσαρμόσιμος πίνακας εργαλείων και οι αναφορές επιτρέπουν στους διαχειριστές να εντοπίζουν τις τάσεις, να αιτιολογούν αιτήματα προϋπολογισμού και να μετρούν τον αντίκτυπο των στρατηγικών συντήρησης. Αυτή η προσέγγιση βάσει δεδομένων διασφαλίζει ότι οι αποφάσεις βασίζονται σε στοιχεία και όχι σε υποθέσεις.
Υποστήριξη συμμόρφωσης και ασφάλειας
Σε κλάδους όπου η συμμόρφωση είναι υποχρεωτική, η τήρηση αρχείων μπορεί να είναι τόσο κρίσιμη όσο και η ίδια η συντήρηση. Το λογισμικό συντήρησης εγκαταστάσεων βοηθά στη διασφάλιση ότι οι επιθεωρήσεις και οι έλεγχοι ασφαλείας ολοκληρώνονται έγκαιρα και τεκμηριώνονται επαρκώς.
Οι διευθυντές μπορούν να παράγουν γρήγορα λεπτομερή αρχεία για ολοκληρωμένες εργασίες, τεχνικές πιστοποιήσεις και ιστορικά περιουσιακών στοιχείων κατά τη διάρκεια των ελέγχων. Αυτό εξοικονομεί χρόνο και δημιουργεί εμπιστοσύνη με τις ρυθμιστικές αρχές και τους πελάτες που αναμένουν υψηλά πρότυπα ασφάλειας και συμμόρφωσης.
Εργαλεία επικοινωνίας και συνεργασίας
Η συντήρηση είναι σπάνια δουλειά ενός ατόμου. Τα αιτήματα εργασίας προέρχονται συχνά από τους ενοίκους του κτιρίου ή το προσωπικό σε άλλα τμήματα, ενώ τα καθήκοντα εκτελούνται από τεχνικούς που χρειάζονται τη συμβολή των διευθυντών ή των συναδέλφων. Οι δυνατότητες επικοινωνίας που είναι ενσωματωμένες σε πλατφόρμες διαχείρισης εγκαταστάσεων μειώνουν την αλληλογραφία που σχετίζεται με τις κλήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τηλεφωνικών κλήσεων.
Είτε ανταλλαγή μηνυμάτων σε πραγματικό χρόνο, ενημερώσεις εργασιών ή ειδοποιήσεις, τα ισχυρά εργαλεία επικοινωνίας κρατούν όλους ευθυγραμμισμένους και διασφαλίζουν ότι δεν παραβλέπεται κανένα αίτημα. Η βελτιωμένη συνεργασία συχνά οδηγεί άμεσα σε ταχύτερους χρόνους επίλυσης και υψηλότερη οργανωτική ικανοποίηση.
Τελικές σκέψεις
Συνοψίζοντας, η συντήρηση των εγκαταστάσεων είναι περίπλοκη. κανένα λογισμικό δεν μπορεί να εξαλείψει αυτήν την πραγματικότητα. Αλλά το σωστό σύστημα μπορεί να το κάνει πολύ πιο διαχειρίσιμο. Εστιάζοντας στα καλύτερα χαρακτηριστικά, οι διαχειριστές εγκαταστάσεων μπορούν να επιλέξουν λογισμικό που υποστηρίζει πραγματικά τους στόχους τους. Αυτό περιλαμβάνει τη διαχείριση παραγγελιών εργασίας, την παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων και το ιστορικό, την προσβασιμότητα από κινητές συσκευές, τη διαχείριση αποθέματος και ανταλλακτικών, την αναφορά και τα αναλυτικά στοιχεία, τη συμμόρφωση και την ασφάλεια, καθώς και εργαλεία επικοινωνίας και συνεργασίας.
VIA: DataConomy.com
