Πώς πήρα τον έλεγχο των εισερχομένων μου στο Gmail και αύξησα την παραγωγικότητα

Τα εισερχόμενα email μας σπανίως είναι πλέον απλώς εισερχόμενα email. Είναι ουσιαστικά μια τρέχουσα λίστα με συσκέψεις στις οποίες πρέπει να επιστρέψετε, εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσετε και πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε. Η λίστα συνεχίζεται.

Μεταξύ των email που χρειάζονται απαντήσεις και των email που μου υπενθυμίζουν απαντήσεις, τα εισερχόμενά σας στο Gmail είναι πλέον μια δοξασμένη λίστα υποχρεώσεων.

Έχω δοκιμάσει ό,τι περνάει από το χέρι μου για να δαμάσω αυτό το θηρίο. Είτε πρόκειται για φακέλους, φίλτρα ή ετικέτες. Έχω δοκιμάσει ακόμη και εφαρμογές και συστήματα που ισχυρίζονται ότι σας βοηθούν να επιτύχετε το μηδέν εισερχομένων.

Είτε δεν λειτουργούν, είτε απαιτούν από εσάς να εμμείνετε σε ένα σύστημα που στην καλύτερη περίπτωση δεν είναι διαισθητικό.

Εν ολίγοις, τα εισερχόμενά μου ανέκαθεν έρχονταν σε χιλιάδες αδιάβαστα email μέσα σε λίγες μέρες και τελικά χάνω πράγματα που είχαν πραγματικά μεγάλη σημασία.

Έτσι, αποφάσισα να κάνω κάποιες αλλαγές. Κυρίως, αυτή η αλλαγή ήταν να σταματήσω να αντιμετωπίζω τα εισερχόμενά μου στο Gmail ως χώρο αποθήκευσης και να τα αντιμετωπίζω περισσότερο σαν ένα εργαλείο λήψης αποφάσεων, μέρος της καθημερινής σουίτας παραγωγικότητας.

Και είναι επίσης εκπληκτικά απλό.

Μόλις άρχισα να χρησιμοποιώ το ενσωματωμένο Gmail Προσθήκη στο Tasks χαρακτηριστικό. Άλλαξε τη σχέση μου με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και με βοήθησε να ξεχωρίσω τη δουλειά μου από τον θόρυβο και να αποκτήσω περισσότερο έλεγχο στα εισερχόμενά μου. Να πώς.

Το email είναι διφορούμενο, οι εργασίες όχι

Αναγκάζοντας τη λήψη αποφάσεων την κατάλληλη στιγμή

Σε αντίθεση με τη δημοφιλή άποψη, το μεγαλύτερο πρόβλημα με το email δεν είναι ο τεράστιος όγκος. Αυτό είναι διαχειρίσιμο ή τουλάχιστον αγνοούμενο.

Το πρόβλημα είναι η ασάφειά του.

Όταν εμφανίζεται ένα email, είναι ίσες πληροφορίες και μια συνεχής υπενθύμιση ότι πρέπει να φτάσετε σε μια εργασία. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο, αλλά όχι σε όγκο.

Επιπλέον, κάθε φορά που σαρώνετε μέσα από ένα ολοένα αυξανόμενο φάκελο εισερχομένων, αναγκάζεστε να ρίξετε μια ματιά σε ένα υπάρχον σωρό email που έχετε ήδη επεξεργαστεί νοερά.

Δεν είναι εντελώς παράλυση απόφασης, αλλά σίγουρα προσθέτει γνωστικό φορτίο πέρα ​​από μια ταραχώδη μέρα. Μπορεί να γίνει κουραστικό ακόμα κι αν δεν το προσέχετε συνειδητά.

Χρησιμοποιώντας το Προσθήκη στο Tasks Η λειτουργία το λύνει αυτό αναγκάζοντάς σας να πάρετε μια απόφαση την κατάλληλη στιγμή. Δηλαδή όταν ανοίγεις το email.

Όταν έρχεται ένα email, το διαβάζω αμέσως και αναλαμβάνω δράση για αυτό. Εάν το email απαιτεί άμεση δράση, η απάντηση είναι ξεκάθαρη.

Εάν απαιτεί ενέργεια σε συγκεκριμένη ώρα ή ημερομηνία, το προσθέτω στο Google Tasks απευθείας από το Gmail. Ένα κλικ, ημερομηνία λήξης, αν χρειαστεί, και είναι έξω από τα εισερχόμενά μου.

Η εργασία συνδέεται αυτόματα με το αρχικό email, έτσι δεν χάνω ποτέ το πλαίσιο.

Και αν η απάντηση είναι όχι, η δουλειά του email έχει γίνει. Αρχειοθετώ το email αμέσως ή το διαγράφω αν είναι ανεπιθύμητο.

Αυτό μπορεί να ακούγεται σαν ένας πολύ βασικός τρόπος για να χειριστείτε μια φαινομενικά δύσκολη εργασία, αλλά δοκιμάστε το. Είναι δύσκολο να υπερεκτιμηθεί πόσο μεγάλο αντίκτυπο έχει.

Τα εισερχόμενά μου δεν είναι πλέον ένα μέρος που μου προκαλεί άγχος. Αντίθετα, το έχω μετατρέψει σε πολλαπλασιαστή παραγωγικότητας.

Αυτή η γρήγορη διαδικασία λήψης αποφάσεων έκανε επίσης τα εισερχόμενά μου πολύ πιο ελαφριά. Αυτό που κάποτε ήταν εκατοντάδες, αν όχι χιλιάδες, αδιάβαστα email, τώρα αντιμετωπίζεται ουσιαστικά κάθε λίγες ώρες.

Ακόμα καλύτερα, είμαι αρκετά σίγουρος ότι δεν χάνω τίποτα σημαντικό.

Καθώς ξεκινάτε να χρησιμοποιείτε το σύστημα, αρχίζετε επίσης να το εμπιστεύεστε περισσότερο ως σύντροφος παραγωγικότητας, κάτι που σας βοηθά να διατηρείτε τα εισερχόμενά σας πιο καθαρά.

Γιατί το να αφήνω τα email αδιάβαστα δεν λειτούργησε ποτέ πραγματικά για μένα

Το Tasks μετατρέπει την πρόθεση σε κάτι στο οποίο μπορείτε να αναλάβετε δράση

Πριν ξεκινήσω ολόκληρο το τραγούδι και τον χορό των πρόσθετων εργασιών, χρησιμοποίησα τα εισερχόμενά μου με, ας πούμε, την κλασική προσέγγιση.

Θα άφηνα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αδιάβαστα ή θα τα επισήμανα ως μη αναγνωσμένα για να μπορέσω να επανέλθω σε αυτά. Αυτό είναι λογικό στα χαρτιά, αλλά στην πράξη σπάνια συμβαίνει.

Βλέπετε, τα εισερχόμενα email δεν είναι στατικά. Νομίζετε ότι θα επιστρέψετε σε ένα email, αλλά μέχρι τότε, 10 ή περισσότερα έχουν συσσωρευτεί πάνω από αυτό.

Μέχρι να περάσετε από τα νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είτε έχετε κάνει διανοητικά check out είτε έχετε προχωρήσει σε μια εργασία και ξεχάσατε αυτό το κατώτατο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ήταν πραγματικά σημαντικό.

Το Tasks το διορθώνει μεταφέροντας αυτό που πρέπει να κάνετε από το email σε ένα σημείο ειδικά σχεδιασμένο για αυτό.

Μια εργασία έχει ημερομηνία λήξης και αίσθηση προόδου. Μπορεί να επισημανθεί ως ολοκληρωμένο. ένα email δεν μπορεί.

Μετατρέποντας τα email σε εργασίες, δεν αναδιοργανώνετε απλώς τα εισερχόμενά σας. μετατρέπετε επίσης την πρόθεσή σας σε μια λειτουργική δομή.

Η προσέγγιση επίσης κλιμακώνεται καλά. Είτε πρόκειται για μια χούφτα email την ημέρα είτε για εκατό, η διαδικασία παραμένει η ίδια.

Επιπλέον, η ύπαρξη μιας αποκλειστικής εφαρμογής εργασιών σάς επιτρέπει να εστιάσετε στην ανάληψη δράσης αντί να χάνεστε στα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να αναζητάτε τις εργασίες που πρέπει να κάνετε.

Είναι απλώς πιο αποτελεσματικό να μετατρέπετε τα email σας σε εργασίες και είναι ενσωματωμένο απευθείας στο Gmail.

Αυξάνεται η παραγωγικότητα χωρίς την ψυχική επιβάρυνση

Η χρήση της διαδικασίας με έχει κάνει πιο παραγωγικό. Όχι μόνο μέσω της αύξησης της αποτελεσματικότητας, αλλά με τη μείωση του ψυχικού φόρτου της αναζήτησης σε δεκάδες εργασίες για δραστικές δραστηριότητες.

Το Inbox zero είναι ένα ευπρόσδεκτο υποπροϊόν, αλλά όχι ο στόχος εδώ. Εάν δεν μπορώ να το πετύχω, ξέρω ότι είναι επειδή έχω εκκρεμείς εργασίες.

Εάν έχετε νιώσει ποτέ ότι τα εισερχόμενά σας τρέχουν μπροστά σας, δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε το Προσθήκη στο Tasks λειτουργία. Μπορεί απλώς να ξεκλειδώσει έναν εντελώς νέο τρόπο εργασίας για εσάς. Το έκανε για μένα.