Η μοναδική λειτουργία Ημερολογίου Google που χρησιμοποιώ κάθε μέρα για να έχω τον έλεγχο

Είμαστε όλοι ένοχοι που αντιμετωπίζουμε τα ημερολόγιά μας ως παθητικά εργαλεία.

Τις περισσότερες φορές, θα μπαίνετε στις συναντήσεις σας, και αυτό είναι περίπου. Εάν είστε λίγο πιο συγκεκριμένοι, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για υπενθυμίσεις ή εκκρεμότητες, αλλά αυτό είναι ήδη κάτι περισσότερο από αυτό που κάνουν οι περισσότεροι άνθρωποι.

Οτιδήποτε άλλο έχει να κάνει με το καθημερινό μου πρόγραμμα μένει στο μυαλό μου. Αποτελεσματικά σαν μια συνεχώς εξελισσόμενη λίστα υποχρεώσεων που βασίζεται στο πόσο γρήγορα καταφέρνω να φέρω εις πέρας εργασίες κατά τη διάρκεια της ημέρας.

Αυτό έχει προβλέψιμο αποτέλεσμα. Ενώ οι μέρες μου είναι απασχολημένες, δεν είμαι τόσο παραγωγικός ή αποδοτικός όσο μπορώ.

Η αποτελεσματικότητα συνήθως επιτυγχάνεται με τη βελτιστοποίηση και εάν το πρόγραμμά σας κινείται συνεχώς, δεν είναι πραγματικά δυνατό να βελτιστοποιηθεί.

Συχνά κατέληγα τα βράδια να αναρωτιέμαι πού πέταξε ο χρόνος. Αν και είναι μια διασκεδαστική δήλωση, δεν είναι τόσο διασκεδαστικό όταν κυνηγάς συνεχώς τη λίστα εργασιών σου.

Για το σκοπό αυτό, αποφάσισα να κάνω αλλαγές ακολουθώντας ένα νέο σύστημα.

Τώρα, προτού αρχίσετε να μαντεύετε σε ποια εφαρμογή ή σύστημα παραγωγικότητας άλλαξα, επιτρέψτε μου να είμαι σαφής. Δεν ήταν. Αντ ‘αυτού, άρχισα να χρησιμοποιώ μια λειτουργία ενσωματωμένη στο Ημερολόγιο Google: Αποκλεισμός χρόνου.

Σοβαρά, το μόνο που χρειαζόταν για να ανακτήσω τον έλεγχο της ημέρας μου ήταν να αρχίσω να χρησιμοποιώ το ημερολόγιό μου όχι μόνο για να παρακολουθώ τις δεσμεύσεις μου, αλλά για να προγραμματίζω ενεργά τη μέρα μου χρησιμοποιώντας χρονικά διαστήματα.

Βοήθησε να γίνει η εργάσιμη ημέρα μου πιο βελτιωμένη και οι προσδοκίες μου πιο ρεαλιστικές. Αλλά το πιο σημαντικό, με βοήθησε να κρατήσω το πρόγραμμά μου.

Οι εργασίες δεν είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να προγραμματίσετε την ημέρα σας

Το κομμάτι που λείπει στα περισσότερα συστήματα παραγωγικότητας

Οι περισσότερες εφαρμογές παραγωγικότητας ξεκινούν με εργασίες. Αυτό είναι λογικό, καθώς το μεγαλύτερο μέρος της ημέρας σας είναι απασχολημένο με την ολοκλήρωση των εργασιών.

Γράφετε τα πράγματα, τα βάζετε σε σειρά προτεραιότητας και πατάτε ολοκληρωμένα όταν ολοκληρωθούν. Όλα αυτά είναι χρήσιμα, αλλά παρακάμπτουν ένα πολύ σημαντικό σημείο. Φορά.

Μια λίστα υποχρεώσεων σάς λέει τι πρέπει να κάνετε. Αυτό που δεν σας λέει είναι πότε θα συμβεί πραγματικά ή πώς να βρείτε χρόνο για να συμβεί.

Χωρίς χρονική φραγή, όλες οι εργασίες σας υπάρχουν στο κενό. Μπορείτε να δείτε τη λίστα σας και να προσπαθήσετε να τη φτάσετε εγκαίρως.

Το πρόβλημα είναι ότι η μέρα σας είναι ήδη γεμάτη με τρόπους που δεν μπορείτε να υπολογίσετε. Σκεφτείτε συσκέψεις που διαρκούν περισσότερο από το αναμενόμενο, κλήσεις, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εργασίες διαχειριστή και πολλά άλλα.

Εκεί μπαίνει το κλείδωμα του χρόνου.

Αναθέτοντας εργασίες σε συγκεκριμένα μπλοκ στο ημερολόγιό σας, αναγκάζεστε να ενεργήσετε σε αυτές τις εργασίες σε προαποφασισμένο χρόνο.

Σας δίνει επίσης την αίσθηση του επείγοντος εάν αναβάλλετε μια συγκεκριμένη εργασία. Επιπλέον, σας επιτρέπει να δείτε εάν τα σχέδιά σας είναι ίσως λίγο πολύ φιλόδοξα και σας βοηθά να προγραμματίσετε καλύτερα.

Στη ρύθμισή μου, άρχισα να χρησιμοποιώ το Ημερολόγιο Google για να αποκλείω την ώρα για οτιδήποτε έχει σημασία. Είτε πρόκειται για εστιασμένη εργασία, έρευνα, γραφή, εργασία διαχειριστή ή ώρες διαλειμμάτων.

Αυτά τα μπλοκ βρίσκονται δίπλα στις συναντήσεις μου και με βοηθούν να οργανώσω τη μέρα μου σημαντικά καλύτερα. Εάν υπάρχει στο ημερολόγιο, πρέπει να γίνει. Τόσο απλό.

Όσο προσπαθώ να παραμείνω στα χρονικά τετράγωνα, αν εμφανιστεί κάτι απροσδόκητο, μπορώ να μετακινήσω το μπλοκ του χρόνου. Αυτό με επιτρέπει να προσαρμόσω το σχέδιό μου, αλλά μου επιτρέπει να έχω τον έλεγχο.

Το κλείδωμα χρόνου λειτουργεί καλύτερα όταν το κρατάτε απλό

Σχεδιάστε την πρόθεσή σας αντί για μικροδιαχείριση εργασιών

Το κλείδωμα χρόνου μπορεί να ακούγεται περίπλοκο, αλλά στην πραγματικότητα δεν είναι. Το κλειδί για να το κάνετε να λειτουργεί για εσάς είναι να το διατηρήσετε απλό και συνεπές.

Τα περισσότερα βράδια, αφού τελειώσω τη μέρα μου, μπαίνω στο Ημερολόγιο Google και αποκλείω την επόμενη μέρα μου. Η λίστα μου στο Google Tasks παίζει μεγάλο ρόλο βοηθώντας με να γνωρίζω όλα όσα πρέπει να κάνω.

Δεδομένου ότι οι συναντήσεις είναι ήδη στο ημερολόγιο, προσθέτω χρονικά τετράγωνα γύρω από αυτές για εργασίες που βασίζονται σε επείγοντα θέματα.

Για παράδειγμα, θα έχω ένα αποκλεισμό χρόνου γραφής 90 λεπτών πρώτο πράγμα το πρωί γιατί τότε είμαι πιο παραγωγικός. Επιπλέον, με βοηθάει να ξεφύγω από τις προθεσμίες της ημέρας μου.

Από την εμπειρία μου, τα χρονικά μπλοκ που βασίζονται σε πρόθεση έχουν λειτουργήσει καλύτερα από τη δημιουργία μπλοκ για συγκεκριμένες εργασίες.

Αυτή είναι μια σημαντική διάκριση. Ενώ οι εργασίες διαχειριστή μου θα αλλάζουν από μέρα σε μέρα, και ίσως ακόμη και κατά τη διάρκεια της ημέρας, συνήθως έχω μια πρόχειρη ιδέα για το πόσο καιρό θα μου πάρει για να τις ολοκληρώσω.

Το Ημερολόγιο Google κάνει όλη αυτή την προσπάθεια χωρίς τριβές. Η δημιουργία ενός συμβάντος διαρκεί μόλις δευτερόλεπτα. Το ονομάζω, ορίζω διάρκεια και προχωρώ.

Εάν η εργασία μου δεν ολοκληρωθεί ή το χρονικό όριο δεν λειτουργήσει όπως είχα προγραμματίσει, το προγραμματίζω εκ νέου. Χρησιμοποιώ επίσης επαναλαμβανόμενα χρονικά τετράγωνα για πράγματα που κάνω καθημερινά.

Για παράδειγμα, έχω ένα σταθερό χρονικό διάστημα για προπονήσεις και ένα άλλο για έρευνα. Αυτά είναι αδιαπραγμάτευτα και φροντίζω να μην ευθυγραμμίζομαι με μια συνάντηση που συμπίπτει.

Το κλείδωμα χρόνου σάς βοηθά να δομήσετε καλύτερα τον χρόνο σας

Το κλείδωμα χρόνου δεν πρόκειται να σας δώσει περισσότερες ώρες την ημέρα. Τίποτα δεν μπορεί. Αλλά σας βοηθά να χρησιμοποιήσετε καλύτερα τον χρόνο που έχετε.

Με βοήθησε να μειώσω το άγχος σχετικά με τη μικροδιαχείριση εργασιών για μια μέρα. Αντίθετα, ξέρω τι είδους δουλειά πρέπει να κάνω ποια ώρα της ημέρας, και μπορώ απλώς να το συνεχίσω.

Εάν βρίσκετε τις μέρες σας κάπως χαοτικές, χρησιμοποιήστε το Ημερολόγιο Google για αποκλεισμό χρόνου. Μπορεί να εκπλαγείτε ευχάριστα με το πώς η τοποθέτηση ορίων γύρω από το χρόνο σας μπορεί απλώς να σας βοηθήσει να αποκτήσετε περισσότερο έλεγχο στο πρόγραμμά σας.