Αυτές οι 5 προτροπές ChatGPT μπορούν να σας εξοικονομήσουν πολύτιμο χρόνο στην εργασία

Έχω περάσει εκατοντάδες ώρες σε όλη τη διάρκεια της επαγγελματικής μου ζωής θαμμένος σε επαναλαμβανόμενες εργασίες, από το να ξαναγράφω email μέχρι τη μορφοποίηση αναφορών. Και ενώ δεν πρέπει να χρησιμοποιείτε εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης όπως το ChatGPT για να κάνουν τη δουλειά σας για εσάς, μπορούν να κάνουν την καθημερινή σας εργασία εντυπωσιακά πιο ομαλή, αν ξέρετε πώς να τα προτρέπετε αποτελεσματικά. Οι καλύτερες προτροπές ChatGPT μπορούν να βοηθήσουν στην αυτοματοποίηση των κουραστικών βημάτων, εξοικονομώντας χρόνο και άγχος στο γραφείο.

Πρόσφατα, είδα επαγγελματίες σε διάφορους κλάδους να χρησιμοποιούν το ChatGPT για να χειρίζονται τα πάντα, από τη σύνταξη περιλήψεων συσκέψεων και τη δημιουργία μεταγραφών συσκέψεων έως τη δημιουργία γρήγορων υπολογιστικών φύλλων. Αυτό που διαχωρίζει τους ισχυρούς χρήστες από τους περιστασιακούς, ωστόσο, είναι ο τρόπος με τον οποίο δίνουν οδηγίες στο ChatGPT να κάνει πράγματα με τις προτροπές τους. Αντί να χρησιμοποιείτε αόριστες προτροπές όπως “γράψτε ένα email για εμένα”, βελτιώστε τις προτροπές ChatGPT με στοχευμένες οδηγίες για προσαρμοσμένα αποτελέσματα σε δευτερόλεπτα και ελευθερώστε τον εαυτό σας για να εστιάσετε στην εργασία που πραγματικά έχει σημασία.

Σε αυτόν τον οδηγό, θα σας καθοδηγήσω σε πέντε προσεκτικά σχεδιασμένες προτροπές ChatGPT που έχω δει να βοηθούν τους επαγγελματίες να εξοικονομούν χρόνο στη δουλειά. Είτε είστε διαχειριστής έργου, είτε γράφετε αναφορές KPI είτε κάνετε ταχυδακτυλουργικά αιτήματα πελατών, αυτά τα μηνύματα προτροπής ChatGPT έχουν σχεδιαστεί για να εξορθολογίσουν τη ζωή σας και να σας βοηθήσουν να εργαστείτε πιο έξυπνα, όχι πιο σκληρά.

Εάν κοιτάξατε ποτέ μια τεράστια αναφορά ή μακροσκελή email και δυσκολευτείτε να προσδιορίσετε τα κύρια σημεία, αυτή η προτροπή μπορεί να σας εξοικονομήσει σοβαρό χρόνο. Απλώς ρωτήστε το ChatGPT, “Μπορείτε να συνοψίσετε αυτό το έγγραφο και να μου δώσετε μια λίστα με κουκκίδες με θέματα που καλύπτονται;” Μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα, θα πρέπει να λάβετε μια εύπεπτη περίληψη που θα καλύπτει όλες τις βασικές ιδέες και θα παρουσιάζεται καθαρά ως λίστα με κουκκίδες.

Όλα αυτά, προσπαθήστε να αντιμετωπίσετε αυτές τις περιλήψεις ως αφετηρία και όχι ως τελικό προϊόν. Όπως με κάθε AI, το ChatGPT μπορεί να χάσει λεπτομέρειες ή να παρερμηνεύσει το πλαίσιο, ειδικά όταν πρόκειται για τεχνικά πολύπλοκο υλικό. Πάντα να ελέγχετε, να επαληθεύετε και να γυαλίζετε το αποτέλεσμα πριν το μοιραστείτε εξωτερικά. Ωστόσο, όταν χρησιμοποιείται ως εσωτερικό εργαλείο για να σας βοηθήσει να κατανοήσετε γρηγορότερα μεγάλο περιεχόμενο, αυτή η προτροπή είναι ένας τεράστιος ενισχυτής παραγωγικότητας που μπορεί να σας βοηθήσει να μετατρέψετε την υπερφόρτωση πληροφοριών σε κάτι διαχειρίσιμο.

Κάνω πολλές λίστες υποχρεώσεων και συχνά ξεφεύγουν από τον έλεγχο. Αυτή η προτροπή με βοηθά να καταλάβω το χάος. Απλώς πληκτρολογήστε: “Βοηθήστε με να δημιουργήσω και να οργανώσω μια λίστα υποχρεώσεων. Εστιάστε και επισημάνετε τις πιο χρονοβόρες εργασίες”. Στη συνέχεια, επικολλήστε ό,τι σας βαραίνει, από μεγάλες προθεσμίες έως μικρές δουλειές και αφήστε το ChatGPT να το οργανώσει κατά σημασία.

Μπορείτε να βελτιώσετε περαιτέρω τα πράγματα ζητώντας από το ChatGPT να ομαδοποιήσει τις εργασίες σε κατηγορίες. Δεν είναι σε καμία περίπτωση άψογο? μπορεί να χρειαστεί να απαντήσετε σε μερικές επακόλουθες ερωτήσεις προτού πάρει τη σωστή παραγγελία, αλλά έχω διαπιστώσει ότι είναι ένας εκπληκτικά αποτελεσματικός τρόπος να φέρω τη δομή στο καθημερινό μου χάος.

Διαπίστωσα ότι αυτό το μήνυμα προτροπής λειτουργεί λιγότερο ως εκχώρηση ελέγχου στο ChatGPT και περισσότερο ως ένα χρήσιμο εργαλείο παραγωγικότητας που μπορεί να διακρίνει την ημέρα μου. Αν και δεν πρέπει να χρησιμοποιείτε το ChatGPT για να ολοκληρώσετε πραγματικά την εργασία σας για εσάς, μπορεί να σας βοηθήσει να αποφασίσετε από πού να ξεκινήσετε, ειδικά όταν αισθάνεστε καταβεβλημένοι.

Εάν έχετε βρεθεί ποτέ βαθιά σε ένα έργο με την αίσθηση ότι σας έχει λείψει κάτι, αυτή η επόμενη προτροπή μπορεί να είναι μια πραγματική σωτηρία: «Εργάζομαι σε ένα έργο που σχετίζεται με [insert project idea here]. Δημιουργήστε μια λίστα με κουκκίδες σημαντικών θεμάτων που σχετίζονται με αυτό το θέμα που θα έπρεπε να σκέφτομαι.” Θεωρώ ότι αυτή είναι μια από τις πιο υποτιμημένες χρήσεις του ChatGPT. Δεν είναι για γράψιμο ή περίληψη, αλλά μάλλον για σκέψη.

Κάνοντας τις σωστές ερωτήσεις, μπορείτε να αποκαλύψετε κενά στο σχέδιό σας, να εντοπίσετε τα βήματα που λείπουν και να σκεφτείτε πιο στρατηγικά τη δουλειά σας. Είτε εργάζεστε σε μια αναφορά, σχεδιάζετε μια καμπάνια στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης ή αντιμετωπίζετε ένα τεχνικό πρόβλημα, το ChatGPT μπορεί να επισημάνει σημεία που μπορεί να χάσατε στο πρώτο σας πέρασμα με ένα νέο έργο.

Εκτός από το γράψιμο και τη σκέψη, βρήκα ότι το ChatGPT είναι ένας εκπληκτικά αποτελεσματικός συνεργάτης εξάσκησης στο παιχνίδι ρόλων. Εάν έχετε νιώσει ποτέ άβολα να ζητήσετε αύξηση, δοκιμάστε πρώτα να εξασκηθείτε με το ChatGPT. Απλώς εισαγάγετε: “Βοηθήστε με παίζοντας ρόλους σε μια διαπραγμάτευση μισθού με τον διευθυντή του γραφείου μου.” Αυτή η προτροπή μετατρέπει το ChatGPT σε stand-in manager, επιτρέποντάς σας να κάνετε πρόβα στη συνομιλία πριν μπείτε στο γραφείο του προϊσταμένου σας. Είναι ένας τρόπος χαμηλού πονταρίσματος για να δοκιμάσετε τα επιχειρήματά σας, να προβλέψετε την απώθηση και να βελτιώσετε τον τρόπο με τον οποίο παρουσιάζετε τα επιτεύγματά σας για να αποδείξετε ότι αξίζετε μια αύξηση.

Με την προσομοίωση του συνεχούς διαλόγου, το ChatGPT μπορεί να σας βοηθήσει να σκεφτείτε διάφορες απαντήσεις και αντιρρήσεις, είτε πρόκειται για περιορισμούς προϋπολογισμού είτε για μετρήσεις απόδοσης, ώστε να μην είστε απρόβλεπτοι στην πραγματική συνάντηση. Μπορείτε ακόμη και να ζητήσετε από το ChatGPT να παίξει ρόλους ως «σκληρός μάνατζερ» για να κάνει την πρακτική να φαίνεται λίγο πιο ρεαλιστική.

Η χρήση του ChatGPT ως εικονικού συνεργάτη διαπραγμάτευσης μπορεί να ενισχύσει την αυτοπεποίθησή σας και τις επικοινωνιακές σας δεξιότητες, και αυτό από μόνο του μπορεί να σας δώσει μια καλύτερη ευκαιρία για την επόμενη αύξηση σας. Απλώς θυμηθείτε να μην αντιμετωπίζετε τα σχόλια που λαμβάνετε από το ChatGPT ως ευαγγέλιο. Το ChatGPT δεν γνωρίζει την κουλτούρα ή τις πολιτικές της εταιρείας σας ή τις ατομικές ιδιορρυθμίες που συνθέτουν την προσωπικότητα του αφεντικού σας.

Το να βρεις ένα συμπαγές όνομα είναι πιο δύσκολο από όσο φαίνεται. Είτε κάνετε καταιγισμό ιδεών για έναν τίτλο για ένα νέο έργο, έκθεση ή ακόμα και μια εσωτερική καμπάνια, είναι εύκολο να κολλήσετε ανακυκλώνοντας τις ίδιες ιδέες. Το ChatGPT μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε ένα δημιουργικό ξεκίνημα, βοηθώντας σας να συλλέξετε ονόματα για έργα. Απλώς εισαγάγετε: «Έρχομαι σε ένα όνομα για αυτό το έργο [insert project details here]. Μπορείτε να μου δώσετε 10 ιδέες για ονόματα;» Ζητώντας μια λίστα με πιθανά ονόματα από το ChatGPT, μπορείτε να εξερευνήσετε γρήγορα νέες κατευθύνσεις και στυλ που διαφορετικά μπορεί να χάσατε.

Το κλειδί είναι ο τρόπος με τον οποίο πλαισιώνετε την προτροπή σας. Αντί να ζητάτε απλώς ιδέες για ονόματα, προσπαθήστε να παρέχετε κάποιο πλαίσιο: Τι είναι το έργο; Σε ποιον απευθύνεται; Επίσης, συμπεριλάβετε κάποιες οδηγίες σχετικά με τον ακριβή τόνο που θα θέλατε να χρησιμοποιηθεί για τις ιδέες ονομασίας σας.