Αυτή η δυνατότητα του Gmail διόρθωσε το λιγότερο αγαπημένο μου μέρος του email

Περνάω πολύ χρόνο στο Gmail. Με τα email εργασίας, τα επόμενα μηνύματα, τα ενημερωτικά δελτία και τις τυχαίες ειδοποιήσεις, τα εισερχόμενά μου μπορεί να είναι σαν μια μαύρη τρύπα που κατατρώει ώρες της ημέρας μου.

Δοκίμασα φακέλους, ετικέτες, προγραμματισμένο έλεγχο, ακόμη και προκλήσεις εισερχομένων-μηδέν, αλλά εξακολουθούσα να ξοδεύω πάρα πολύ καιρό πληκτρολογώντας τις ίδιες απαντήσεις ξανά και ξανά.

Ωστόσο, όταν συνειδητοποίησα ότι το Gmail είχε έναν ενσωματωμένο τρόπο να χειρίζεται επαναλαμβανόμενα μηνύματα με πολύ λιγότερη προσπάθεια, η απάντηση στα καθημερινά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σταμάτησε να αισθάνεται σαν απασχολημένος.

Δείτε πώς η χρήση προτύπων άλλαξε εντελώς τη ρουτίνα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μου.

Ξαναέγραφα τα ίδια email κάθε εβδομάδα

Τα περισσότερα από τα εισερχόμενά μου δεν είναι απρόβλεπτα. Συνήθως περιλαμβάνει παρόμοια μηνύματα που εμφανίζονται επανειλημμένα, τα οποία διαφέρουν μόνο ως προς τα ονόματα, τις ημερομηνίες ή το περιβάλλον.

Για παράδειγμα, εξακολουθούσα να πληκτρολογούσα κάθε απάντηση σε επιβεβαιώσεις συνάντησης, συνέχεια και εξηγήσεις, παρόλο που η διατύπωση μόλις άλλαξε.

Αν και τίποτα από αυτά δεν ήταν δύσκολο, γινόταν επαναλαμβανόμενο. Κάθε γρήγορη απάντηση απαιτούσε ακόμα να σκεφτώ τον τόνο, να επαναδιατυπώσω μια πρόταση που είχα ήδη γράψει δεκάδες φορές και να ελέγξω ξανά ότι δεν είχα χάσει τίποτα προφανές.

Το απογοητευτικό μέρος ήταν ότι ήξερα ότι είχα ήδη γράψει αυτά τα email στο παρελθόν. Και ήταν εύκολο να αγνοήσουμε πόσο χρόνο και ψυχική ενέργεια κατανάλωνε.

Στο τέλος των περισσότερων εβδομάδων, το email άρχισε να αισθάνεται συντριπτικό.

Η δυνατότητα του Gmail που αγνοούσα

Το Gmail έχει υποστηρίξει πρότυπα για χρόνια, αλλά πάντα τα απέρριπτα ως κάτι που προοριζόταν για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πωλήσεων ή κονσέρβες απαντήσεις υποστήριξης.

Έμοιαζαν υπερβολικά για καθημερινή χρήση, οπότε δεν μπήκα στον κόπο να τα ανάψω.

Ωστόσο, είχα βαρεθεί να στέλνω παρόμοια email επανειλημμένα, οπότε σκέφτηκα: Γιατί να μην αφήσω το Gmail να κάνει τη δουλειά για μένα;

Τα πρότυπα σάς επιτρέπουν να συντάξετε ένα μήνυμα μία φορά, να το αποθηκεύσετε και να το εισαγάγετε σε μελλοντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με λίγα μόνο κλικ.

Στην αρχή, ανησυχούσα ότι τα email μου θα ακούγονταν ρομποτικά ή απρόσωπα. Το Gmail σάς επιτρέπει να προσαρμόζετε τα πρότυπα εν κινήσει, ώστε να μπορείτε να προσαρμόσετε τους χαιρετισμούς, να προσθέσετε περιεχόμενο ή να συμπεριλάβετε συνημμένα χωρίς να χάσετε ταχύτητα.

Η ενεργοποίηση προτύπων είναι απλή. Ανοίξτε το Gmail στον ιστό και κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι. Κλικ Δείτε όλες τις ρυθμίσεις και πηγαίνετε στο Προχωρημένος αυτί. Επιλέγω Καθιστώ ικανό δίπλα Πρότυπα.

Για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο, θα πρέπει να ανοίξετε ένα νέο Συνθέτω παράθυρο.

Γράψτε το μήνυμα που θέλετε να επαναχρησιμοποιήσετε και κάντε κλικ στο εικονίδιο μενού με τρεις κουκκίδες στο κάτω μέρος. Επιλέγω Πρότυπαμετά επιλέξτε Αποθηκεύστε το πρόχειρο ως πρότυπο και Αποθήκευση ως νέο πρότυπο.

Για να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο, ανοίξτε ένα Συνθέτω παράθυρο, κάντε κλικ στο εικονίδιο μενού με τρεις κουκκίδες στο κάτω μέρος, επιλέξτε Πρότυπακαι επιλέξτε αυτό που θέλετε να εισαγάγετε.

Πώς έφτιαξα τη βιβλιοθήκη προτύπων μου

Ξεκίνησα εντοπίζοντας τα πιο επαναλαμβανόμενα email στην εποχή μου.

Κάθε φορά που έπιανα τον εαυτό μου να ξαναγράφει την ίδια απάντηση για τρίτη ή τέταρτη φορά, αυτό ήταν το σύνθημά μου για να τη μετατρέψω σε πρότυπο.

Για μένα, αυτά χωρίζονται σε τρεις κατηγορίες:

• Επιβεβαιώσεις συνάντησης και προγραμματισμός

• Παρακολούθηση εργασιών ή έργων

• E-mail ευχαριστιών και επιβεβαίωσης

Δημιούργησα συνοπτικά και προσαρμόσιμα πρότυπα για κάθε σενάριο. Για παράδειγμα, το πρότυπο επιβεβαίωσης της σύσκεψής μου λέει:

Γεια [Name],

Ευχαριστώ για την επιβεβαίωση. Ανυπομονώ για τη συνάντησή μας στις [Date] στο [Time].

Καλύτερος,

[My Name]

Όποτε χρειαζόταν να επιβεβαιώσω μια σύσκεψη, έβαζα το πρότυπο, συμπλήρωνα το όνομα και την ημερομηνία και έκανα κλικ Στέλνω.

Αντί να πληκτρολογείτε σχεδόν μια ολόκληρη παράγραφο κάθε φορά, το μήνυμα ήταν έτοιμο σε δευτερόλεπτα.

Τα πρότυπα παρακολούθησης περιλάμβαναν υπενθυμίσεις, ελέγχους κατάστασης και ενημερώσεις έργου.

Έμαθα επίσης να μην υπερβελτιστοποιώ. Τα πρότυπά μου δεν είναι τέλεια διατυπωμένα ή κλειδωμένα. Είναι σκόπιμα λίγο γενικά, με περιθώριο προσαρμογής του τόνου ή των λεπτομερειών πριν από την αποστολή.

Επιτάχυνση email με συντομεύσεις

Αφού έφτιαξα ένα μικρό σύνολο προτύπων, η εξοικονόμηση πραγματικού χρόνου προήλθε από τη σύζευξή τους με συντομεύσεις.

Το Gmail δεν προσφέρει αυτοματισμό για πρότυπα από μόνο του, αλλά μερικές ενσωματωμένες επιλογές ήταν αρκετές για να αισθάνονται πιο γρήγορα στη χρήση τους.

Οι συντομεύσεις πληκτρολογίου είναι το απλούστερο παράδειγμα.

Με τις συντομεύσεις του Gmail ενεργοποιημένες, η εισαγωγή ενός προτύπου απαιτεί μόνο μερικές πληκτρολογήσεις όταν βρίσκεστε ήδη στο παράθυρο Σύνταξης. Δεν είναι πλήρης αυτοματοποίηση, αλλά διευκολύνει τα πράγματα όταν απαντάτε σε παρόμοια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλη την ημέρα.

Για να ενεργοποιήσετε τις συντομεύσεις πληκτρολογίου Gmail, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι και επιλέξτε Δείτε όλες τις ρυθμίσεις. Στο Γενικός καρτέλα, μετακινηθείτε προς τα κάτω στο Συντομεύσεις πληκτρολογίου και επιλέξτε το κουμπί επιλογής για Οι συντομεύσεις πληκτρολογίου είναι ενεργοποιημένες. Κλικ Αποθήκευση αλλαγών.

Αντί να κάνω κλικ στα μενού, θα μπορούσα να πληκτρολογήσω:

• R να απαντήσω
• Ctrl + Enter να στείλει
• φά για να προωθήσετε το email

Συνδύασα επίσης πρότυπα με τα φίλτρα του Gmail.

Για παράδειγμα, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την ομάδα μου σχετικά με εβδομαδιαίες αναφορές επισημαίνονται αυτόματα και μετακινούνται σε ξεχωριστό φάκελο. Περνάω από αυτόν τον φάκελο και χρησιμοποιώ πρότυπα για να απαντήσω γρήγορα.

Η απλή ρύθμιση του Gmail που εξοικονομεί χρόνο

Μετά τη χρήση των προτύπων του Gmail, τα εισερχόμενά μου τελικά ένιωσα ότι ήταν διαχειρίσιμα. Απαντούσα πιο γρήγορα, μείωνα την ακαταστασία και ελευθερώνοντας διανοητικό χώρο για άλλες εργασίες.

Μερικές απλές τροποποιήσεις, όπως η ενεργοποίηση προτύπων, η δημιουργία μιας μικρής βιβλιοθήκης επαναλαμβανόμενων μηνυμάτων και η χρήση συντομεύσεων πληκτρολογίου άλλαξαν εντελώς τον τρόπο με τον οποίο χειρίζομαι τα email μου.

Αν έχετε βαρεθεί να πληκτρολογείτε τις ίδιες απαντήσεις ή να αισθάνεστε καταβεβλημένοι από τα εισερχόμενά σας, τα πρότυπα Gmail είναι ένα απλό κόλπο με τεράστια ανταμοιβή.