Η απομακρυσμένη εργασία φαίνεται να είναι ο δρόμος του μέλλοντος, παρέχοντας στους επαγγελματίες από σχεδόν όλους τους κλάδους νέες ευκαιρίες να αποκτήσουν μεγαλύτερο έλεγχο στις εργάσιμες ημέρες τους και να βρουν καινοτόμους τρόπους συνεργασίας πέρα από τους ωκεανούς και τα σύνορα. Καθώς οι βιομηχανίες μπορούν πλέον να επιλέγουν από παγκόσμιες δεξαμενές ταλέντων, ήταν πολύ πιο εύκολο για τις ομάδες ανάλυσης δεδομένων ιδιαίτερα να συνδεθούν με ταλέντα του κλάδου που διαθέτουν συγκεκριμένα σύνολα δεξιοτήτων.
Ψηφιακά εργαλεία όπως το λογισμικό διαχείρισης έργων και οι λύσεις τηλεδιάσκεψης έχουν επίσης διευκολύνει πολύ τις απομακρυσμένες ομάδες να συναντώνται και να συνεργάζονται. Αλλά η απλή πρόσβαση σε αυτά τα εργαλεία δεν αρκεί για τη βελτιστοποίηση της απομακρυσμένης ομάδας σας. Εναπόκειται στους ηγέτες επιχειρήσεων και στους επικεφαλής των τμημάτων να αναλάβουν τη διαμόρφωση των διαδικασιών, των ροών εργασίας και των συνηθειών των απομακρυσμένων ομάδων τους για να υποστηρίξουν τη βέλτιστη παραγωγικότητα κάθε μέρα.
Πώς μπορούν λοιπόν οι απομακρυσμένες ομάδες να επενδύσουν στην παραγωγικότητά τους; Θα απαντήσουμε σε αυτήν την ερώτηση παρακάτω, δηλαδή κοινοποιώντας τις κορυφαίες δοκιμασμένες και δοκιμασμένες εισβολές παραγωγικότητας που μπορούν να εφαρμόσουν οι ομάδες δεδομένων απομακρυσμένων για να διατηρήσουν τη ροή εργασίας τους ομαλή, γρήγορη και απρόσκοπτη.
Κορυφαία hacks παραγωγικότητας για απομακρυσμένες ομάδες δεδομένων
Χρησιμοποιήστε το WhatsApp για ασφαλή ανταλλαγή μηνυμάτων και κοινή χρήση αρχείων
Οι αναλυτές δεδομένων μοιράζονται συνεχώς αρχεία, είτε εξάγονται αρχεία CSV ή XCL από ψηφιακές βάσεις δεδομένων, είτε ακόμη και αρχεία DOCX ή PDF που περιγράφουν τις απαιτήσεις του έργου και άλλα έγγραφα επιχειρήσεων ή πελατών. Επομένως, φυσικά, οι ομάδες απομακρυσμένων δεδομένων πρέπει να επενδύσουν σε ισχυρές και αξιόπιστες μεθόδους κοινής χρήσης αρχείων για να συμβάλουν στη μείωση των κινδύνων καθυστερήσεων που προκαλούνται από μη προσβάσιμα ή μη αναγνώσιμα απεσταλμένα αρχεία.
Μια εξαιρετική λύση εδώ ήταν η χρήση του WhatsApp για εύκολη κοινή χρήση αρχείων σε διάφορες συσκευές. Αναγνωρισμένο ως μία από τις εναλλακτικές λύσεις υψηλής απόδοσης του Skype, το WhatsApp υποστηρίζει ομάδες παγκόσμιων δεδομένων ώστε να παραμείνουν συνδεδεμένες σε κείμενο, κλήσεις και κοινή χρήση αρχείων. Όταν χρησιμοποιείτε το WhatsApp για comms, οι ομάδες έχουν γενικά επίσης την ανάγκη να συμπιέζουν μεγάλα αρχεία πριν από την κοινή χρήση. Εδώ, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία όπως το Adobe Acrobat συμπίεση των αρχείων PDF σας online και να τα στείλετε αυτόματα.
Επαγγελματική συμβουλή: Γνωρίζατε ότι όταν στέλνετε αρχεία PDF στο WhatsApp, μπορείτε επίσης να μοιραστείτε έναν σύνδεσμο αντί να χρειάζεται να στείλετε ένα ολόκληρο αρχείο; Αυτό καθιστά ακόμα πιο εύκολο για τις ομάδες απομακρυσμένων δεδομένων να μοιράζονται αρχεία PDF με ασφάλεια και χωρίς κινδύνους μη έγκυρων τύπων αρχείων ή αδειών αρχείων.
Αναλύστε τις εργασίες του έργου για ευκολότερη συνεργασία
Οι ομάδες ανάλυσης δεδομένων συχνά εργάζονται σε έργα μεγάλων δεδομένων αναλύοντάς τα σε κομμάτια μεγέθους μπουκιάς. Αυτή η προσέγγιση όχι μόνο διευκολύνει την παρακολούθηση της προόδου σε οποιοδήποτε έργο, αλλά μπορεί επίσης να υποστηρίξει τη συνεργασία, δηλαδή με την κατανομή διαφορετικών στοιχείων ή εργασιών που περιλαμβάνουν ένα έργο σε μεμονωμένα μέλη της ομάδας. Από εδώ, τα μέλη της ομάδας μπορούν να ολοκληρώσουν το τμήμα τους από αυτήν την εργασία ανεξάρτητα και στη συνέχεια να ανασυγκροτηθούν με την ομάδα τους αργότερα για να συγκεντρώσουν τα ευρήματά τους και να ολοκληρώσουν αυτό το γενικό έργο.
Ωστόσο, αυτή είναι μόνο μια μέθοδος για συνεργασία σε ομάδες ανάλυσης. Οι αναλυτές δεδομένων μπορούν επίσης να χρησιμοποιήσουν εργαλεία συνεργασίας εγγράφων για να διευκολύνουν την ανάλυση μεμονωμένων εργασιών. Με λειτουργίες όπως η παρακολούθηση επεξεργασίας και τα σχόλια εντός του εγγράφου, τα εργαλεία συνεργασίας όπως τα Φύλλα Google ή ακόμα και το Microsoft Excel μέσω του OneDrive στο διαδίκτυο μπορούν εύκολα να χρησιμοποιηθούν για ασφαλή διασυνοριακή συνεργασία.
Προγραμματίστε συνεργατικά σπριντ με τεχνικές αποκλεισμού χρόνου
Φυσικά, η συμμετοχή όλων στο ίδιο συλλογικό διαδικτυακό έγγραφο είναι μόνο το ήμισυ της εξίσωσης όσον αφορά την υποστήριξη της παραγωγικότητας για ομάδες δεδομένων απομακρυσμένων. Εάν τα έργα δεν είναι καλά δομημένα, τότε η ομάδα σας μπορεί να μην έχει το κίνητρο να αντιμετωπίσει την εργασία που έχει μπροστά της. Αυτό είναι όπου οι ηγέτες επιχειρήσεων μπορούν να δώσουν κατεύθυνση θέτοντας τον τόνο και ενθαρρύνοντας συγκεκριμένα στυλ εργασίας και μεθοδολογίες για χρήση από την ομάδα τους.
Ένα εξαιρετικό παράδειγμα εδώ είναι η ενσωμάτωση των «sprints», ενός μοντέλου συνεργασίας που έχει ισχυρές ρίζες στην κωδικοποίηση, την ανάπτυξη και τη μηχανική. Τα σπριντ είναι βασικά καθορισμένες χρονικές περίοδοι όπου μια ομάδα προγραμματιστών (ή σε αυτήν την περίπτωση, αναλυτές δεδομένων) συνεργάζονται για να ολοκληρώσουν ένα σύνολο προκαθορισμένων εργασιών προκειμένου να επιτύχουν έναν κοινό στόχο. Καθώς τα σπριντ είναι σχεδιασμένα να είναι γρήγορα, υποστηρίζουν την παραγωγικότητα απαιτώντας βαθιά εστίαση μέσα σε ένα προκαθορισμένο χρονικό διάστημα – είτε πρόκειται για μισή μέρα είτε μόλις 2-3 ώρες πριν το μεσημεριανό γεύμα.
Επειδή τα σπριντ είναι τόσο εντατικά αλλά γρήγορα, μπορούν να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για την προώθηση της ομαδικής εργασίας σε ομάδες δεδομένων απομακρυσμένων από την αρχή, δημιουργώντας ένα κοινό πλαίσιο συνεργασίας που χτίζει μια κουλτούρα ομαδικής εργασίας. Αυτό καθιστά τα σπριντ θεμελιώδες στοιχείο κάθε εβδομάδας εργασίας για απομακρυσμένες ομάδες STEM, οι οποίες περιλαμβάνουν ομάδες ανάλυσης δεδομένων.
Χρησιμοποιήστε λογισμικό διαχείρισης έργων για αποτελεσματικότητα και υπευθυνότητα
Είναι πιο εύκολο να αναλύσετε τις εργασίες όταν έχετε μια κεντρική πλατφόρμα για τη διαχείριση όλων αυτών των στοιχείων εργασιών. Αυτός είναι με λίγα λόγια γιατί το λογισμικό διαχείρισης έργου έχει γίνει ένας τέτοιος τρόπος αλλαγής παιχνιδιών για τις ψηφιακές ομάδες σήμερα.
Όπως όλοι οι άλλοι υβριδικοί και απομακρυσμένοι χώροι εργασίας, οι ομάδες ανάλυσης δεδομένων μπορούν να χρησιμοποιήσουν λογισμικό διαχείρισης έργου για:
- ορίστε ατομικές εργασίες για διαφορετικά μέλη της ομάδας,
- Nestle εργασίες κάτω από εργασίες γονέα,
- παρακολούθηση της συνολικής προόδου της ολοκλήρωσης του έργου, και αναμφισβήτητα το πιο σημαντικό,
- διατηρεί μεγαλύτερη υπευθυνότητα σε σχέση με τα στοιχεία του έργου.
Με το κατάλληλο λογισμικό διαχείρισης έργων, οι ομάδες δεδομένων απομακρυσμένων δεδομένων μπορούν να διασφαλίσουν ότι τα συνεργατικά τους έργα ολοκληρώνονται ταχύτερα, ευκολότερα και με τη μέγιστη βεβαιότητα ότι κάθε μέλος της ομάδας έχει συνεισφέρει τη δική του.
Ενθαρρύνετε τα μέλη της ομάδας να καλλιεργήσουν τις δικές τους ειδικότητες
Μιλώντας για τη συνεισφορά των ομάδων, πολλές φορές οι πιο δυνατές ομάδες παίζουν με τις δικές τους δυνάμεις. Η επένδυση σε εξατομικευμένη εκπαίδευση για αναλυτές δεδομένων μπορεί να σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι η απομακρυσμένη ομάδα σας περιλαμβάνει μεγάλη ποικιλία ταλέντων. Αυτό μπορεί να είναι επωφελές με περισσότερους από έναν τρόπους.
Οι ομάδες που αποτελούνται από επαγγελματίες με τις δικές τους εξειδικευμένες γνώσεις στον κλάδο και ποικίλη εμπειρία, είναι πιο πιθανό να είναι σε θέση να αντιμετωπίσουν πολύπλοκα έργα με ευκολία – επειδή τουλάχιστον ένα μέλος της ομάδας σας είναι βέβαιο ότι έχει βιώσει οποιεσδήποτε συγκεκριμένες μεταβλητές ή περιβάλλοντα στο παρελθόν. Εφόσον είστε πάντα εγγυημένο ότι έχετε έναν ειδικό στην ομάδα σας, η αντιμετώπιση οποιουδήποτε έργου που πέφτει στην αγκαλιά σας είναι εγγυημένα εύκολη και αποτελεσματική.
Καθώς τα μέλη της ομάδας έχουν τους δικούς τους τομείς εξειδίκευσης, μπορεί επίσης να είναι πολύ πιο εύκολο για την απομακρυσμένη ομάδα σας να κατανέμει εργασίες και φόρτους εργασίας, καθώς κάθε μέλος της ομάδας σας είναι βέβαιο ότι είναι κατάλληλο για τη λίστα εργασιών που του έχει ανατεθεί. Και αν υπάρχουν οποιεσδήποτε διαφωνίες ή ακόμα και ερωτήσεις σχετικά με την κατανομή εργασιών, μπορούν εύκολα να λυθούν στο επόμενο ομαδικό σας σπριντ.
Συνεργαστείτε με εικονικούς βοηθούς για εργασίες εισαγωγής δεδομένων
Τέλος, στις απομακρυσμένες ομάδες ανάλυσης δεδομένων, είναι σημαντικό να έχετε κατά νου ότι δεν υπάρχει πραγματικά κανένας χάσιμος χρόνου για την εισαγωγή δεδομένων και άλλες διοικητικές εργασίες – ειδικά αν θέλετε να αναβαθμίσετε την επιχείρησή σας και να αναλάβετε περισσότερους πελάτες και έργα με την πάροδο του χρόνου. Για τις απομακρυσμένες ομάδες που δεν έχουν την πολυτέλεια ενός σταθερού χώρου γραφείων όπου μπορούν να διατηρήσουν την εστίαση σε καθορισμένες ώρες εργασίας, είναι σημαντικό να επενδύσουν σε εργαλεία διαχείρισης όσο και σε εργαλεία διαχείρισης έργων.
Ευτυχώς, η ψηφιακή εποχή έχει προσφέρει μια αρκετά κομψή λύση σε αυτό το πρόβλημα με τη μορφή εικονικών βοηθών. Εκτός από την εξαιρετική πηγή για την ανάθεση εργασιών προγραμματισμού και εξυπηρέτησης πελατών, οι εικονικοί βοηθοί μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για εφαρμογές εισαγωγής δεδομένων και διαχείρισης δεδομένων, πράγμα που σημαίνει ότι η ομάδα σας δεν θα χρειάζεται να αφιερώνει ώρες την εργάσιμη ημέρα απλώς οργανώνοντας υπολογιστικά φύλλα – μπορούν απλώς να μπουν και να ξεκινήσουν τη δουλειά.
Με τον στρατηγικό σχεδιασμό, δεν θα χρειαστείτε καν VA για κάθε μέλος του προσωπικού. Μπορείτε εύκολα να επενδύσετε σε έναν ή δύο εικονικούς βοηθούς για να υποστηρίξετε την ομάδα σας εκτός ή κατά τις εργάσιμες ώρες, διασφαλίζοντας ότι τα δεδομένα της επιχείρησης και των πελατών σας παραμένουν πάντα καλά οργανωμένα και εύκολα προσβάσιμα καθημερινά.
Ενισχύστε την απόδοση των ομάδων δεδομένων απομακρυσμένων με αυτές τις συμβουλές παραγωγικότητας
Ανακεφαλαιώνοντας, μπορείτε να υποστηρίξετε τις ομάδες απομακρυσμένων δεδομένων σας στη διατήρηση της κορυφαίας παραγωγικότητας με τα ακόλουθα μέτρα και επενδύσεις:
- Χρησιμοποιήστε το WhatsApp και άλλα εργαλεία κοινής χρήσης αρχείων
- Χρησιμοποιήστε λογισμικό διαχείρισης έργων για να αναλύσετε τα έργα σε κομμάτια μεγέθους μπουκιάς
- Προγραμματίστε συνεργατικά σπριντ για παραγωγικότητα και για να καλλιεργήσετε μια κουλτούρα συνεργασίας
- Επενδύστε σε εξειδικευμένη εκπαίδευση για το προσωπικό για να δημιουργήσετε μια ομάδα διαφορετικών ειδικών
- Επενδύστε σε εικονικούς βοηθούς για να χειρίζονται την εισαγωγή δεδομένων και άλλες διοικητικές εργασίες
Με όλες αυτές τις δομικές επενδύσεις, η ομάδα απομακρυσμένων δεδομένων σας θα πρέπει να διαθέτει όλους τους πόρους και την υποστήριξη που χρειάζεται για να διατηρεί υψηλότερη απόδοση μέρα με τη μέρα.
VIA: DataConomy.com
