Πολλοί χρήστες του Gmail, ειδικά όσοι το χρησιμοποιούν για επαγγελματική επικοινωνία, συχνά χρειάζεται να συντάσσουν παρόμοια email σε τακτική βάση. Παρότι η υπηρεσία διαθέτει αρκετές λειτουργίες που βοηθούν στην εξοικονόμηση χρόνου, μία από τις πιο χρήσιμες παραμένει σχετικά άγνωστη: η δυνατότητα δημιουργίας και χρήσης Προτύπων.
Τα Πρότυπα επιτρέπουν τη δημιουργία και αποθήκευση έτοιμων μηνυμάτων, τα οποία μπορούν να χρησιμοποιηθούν εκ νέου όποτε χρειάζεται. Ο χρήστης μπορεί να δημιουργήσει διαφορετικά πρότυπα για διάφορους σκοπούς, όπως αποστολή τιμολογίων ή email παρακολούθησης, και να κάνει μικρές αλλαγές πριν την αποστολή.
Για να ενεργοποιηθούν τα Πρότυπα, ακολουθούνται τα παρακάτω βήματα:
-Άνοιγμα του Gmail
-Επιλογή του εικονιδίου ρυθμίσεων > «Δείτε όλες τις ρυθμίσεις»
-Μετάβαση στην καρτέλα «Για προχωρημένους»
-Ενεργοποίηση της επιλογής «Πρότυπα»
-Αποθήκευση αλλαγών
Στη συνέχεια, τα Πρότυπα μπορούν να δημιουργηθούν ή να εισαχθούν μέσω του μενού με τις τρεις τελείες στη σύνταξη email.
Η λειτουργία αυτή μπορεί να εξοικονομήσει σημαντικό χρόνο, ιδιαίτερα για όσους συντάσσουν συχνά παρόμοια μηνύματα. Αν και δεν είναι χρήσιμη για όλους, αποτελεί μια από τις αρκετές λειτουργίες παραγωγικότητας του Gmail. Εκτός από τα Πρότυπα, το Gmail προσφέρει ακόμη τη «Έξυπνη σύνταξη», τον «Προγραμματισμό αποστολής» και τις συντομεύσεις πληκτρολογίου, που μπορούν επίσης να βοηθήσουν στη βελτίωση της καθημερινής ροής εργασίας.
