Νόμιζα ότι τα Έγγραφα Google ήταν αρκετά μέχρι να τα συνδυάσω με το Gemini

Νόμιζα ότι τα Έγγραφα Google, με τα ισχυρά συνεργατικά εργαλεία του, ήταν το μόνο που χρειαζόμουν για την καθημερινή μου ροή εργασίας.

Αυτό άλλαξε γρήγορα τη στιγμή που ενεργοποίησα την εναλλαγή Google Workspace στις ρυθμίσεις Gemini.

Αυτό το μοναδικό, συχνά παραβλέπεται σκηνικό μετατρέπει το Gemini από μια ισχυρή τεχνητή νοημοσύνη γενικής χρήσης σε έναν βαθιά εξατομικευμένο βοηθό έρευνας. Του παρέχει άμεσα ασφαλή πρόσβαση σε ολόκληρο το οικοσύστημά μου στο Google Drive.

Τώρα, αντί να ψάξω με μη αυτόματο τρόπο σε δεκάδες αρχεία για ένα συγκεκριμένο στατιστικό ή περίληψη, μπορώ να ζητήσω από τον Δίδυμο να ανακτήσει αμέσως αυτήν την ακριβή πληροφορία και να πραγματοποιήσει τις εργασίες μου.

Περιορισμοί με τα Έγγραφα Google

Τα Έγγραφα Google μου έδιναν πάντα συνεργασία σε πραγματικό χρόνο, αξιόπιστο συγχρονισμό cloud και τη δυνατότητα πρόσβασης στην εργασία μου οπουδήποτε. Όταν το AI άρχισε να εμφανίζεται σε επεξεργαστές κειμένου, ήταν μια ωραία ευκολία.

Το πρώτο κύμα χαρακτηριστικών τεχνητής νοημοσύνης σε έγγραφα – είτε ήταν Microsoft Copilot στο Word, Apple Intelligence στις Σελίδες ή Gemini στα Έγγραφα Google – ήταν πολύ οικείο.

Ήταν εξαιρετικά για απλές εργασίες: επαναδιατύπωση μιας πρότασης, κάνοντας μια παράγραφο να ακούγεται πιο επίσημη ή συνοψίζοντας το έγγραφο στο οποίο εργαζόμουν αυτήν τη στιγμή.

Συνολικά, το Gemini AI λειτουργεί μόνο σε ένα μόνο αρχείο. Και εδώ βρίσκεται το κύριο πρόβλημα: η δουλειά μου δεν περιορίζεται σε ένα αρχείο. Η διαδικασία μου απαιτεί να αφήνω συνεχώς το τρέχον Έγγραφο για τη συλλογή εξωτερικού περιεχομένου.

Θα σταματούσα τη σύνταξη μιας πρότασης για να ανοίξω μια δεύτερη καρτέλα και θα αναζητούσα μέσω του Google Drive μου το PDF τελευταίας ενημέρωσης του πελάτη.

Θα σταματούσα να συντάσσω ένα σημείωμα για να μεταβώ στο Gmail και να αναζητήσω ένα νήμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τα απαραίτητα στοιχεία ενεργειών. Στη συνέχεια, θα αντιγράψω, θα επικολλούσα και θα επέστρεφα πίσω.

Συνειδητοποίησα ότι η τεχνητή νοημοσύνη έπρεπε να υπάρχει έξω από το έγγραφο που συνδέει ολόκληρο τον χώρο εργασίας.

Δίδυμοι είναι η λύση

Η επιδιόρθωση δεν ήταν μια πολύπλοκη νέα εφαρμογή. Γύριζε μια κρίσιμη επιλογή στο Gemini: την εναλλαγή Google Workspace. Και κάπως έτσι, ο Δίδυμος έπαψε να είναι απλώς ένας γενικός βοηθός και έγινε ο εξατομικευμένος βοηθός έρευνας μου.

Επιτρέπει στο Gemini να ευρετηριάζει το περιεχόμενο όλων των ιδιωτικών, διάσπαρτων αρχείων μου. Μετατρέπει την αποδιοργανωμένη δομή του φακέλου μου σε μια ενοποιημένη, αναζητήσιμη και χρησιμοποιήσιμη βάση γνώσεων.

Το βασικό μέρος είναι ότι οι πληροφορίες παραμένουν ιδιωτικές. Τώρα, ο Δίδυμος δεν ξέρει απλώς τι υπάρχει στον δημόσιο ιστό. γνωρίζει το συγκεκριμένο ιστορικό του έργου μου, τις επικοινωνίες με τον πελάτη και τα εσωτερικά σημεία δεδομένων.

Αντί να χρειάζεται να ανοίξω μια νέα καρτέλα, να πλοηγηθώ στο Drive, να χρησιμοποιήσω τη γραμμή αναζήτησης, να ανοίξω ένα αρχείο και, στη συνέχεια, να αντιγράψω τις πληροφορίες, θα μπορούσα απλώς να μιλήσω μια εντολή φυσικής γλώσσας στο Gemini και να του ζητήσω να τραβήξει τα δεδομένα που χρειαζόμουν ενώ έμενα συγκεντρωμένος στο πρόχειρό μου.

Τώρα, δεν ήταν πλέον να γράφουμε καλύτερες προτάσεις. ήταν να έχουμε όλα τα απαιτούμενα στοιχεία άμεσα διαθέσιμα, χωρίς ποτέ να σπάσουμε την εστίαση.

Ο δολοφόνος μου νέα ροή εργασίας

Μετά την αλλαγή της εναλλαγής Workspace, η αλλαγή δεν ήταν ανεπαίσθητη — ήταν μια σημαντική αλλαγή στον τρόπο που εργάζομαι.

Έχω ένα μεγάλο έγγραφο (περίπου 3.300 λέξεις) στα Έγγραφα Google. Περιλαμβάνει περιγραφές για διάφορα κοσμήματα που πρέπει να ανεβάσω στον ιστότοπό μου.

Τώρα, αντί να ανοίξω το έγγραφο και να βρω έναν σχετικό αριθμό αντικειμένου, μπορώ να ενεργοποιήσω το Gemini και να του ζητήσω να τραβήξει τις λεπτομέρειες για ένα συγκεκριμένο κολιέ ή βραχιόλι.

Έχω επίσης πολλά πρόχειρα που σχετίζονται με το NFL στα Έγγραφα Google. Αν χρειαστεί να βρω λεπτομέρειες ροής για το επερχόμενο παιχνίδι NFL, μπορώ να βρω το ίδιο μέσω ενός μόνο μηνύματος στο Gemini.

Δεδομένου ότι το Gmail είναι μέρος του πακέτου μου στο Google Workspace, μπορώ ακόμη και να ζητήσω από το Gemini να αντλήσει σχετικές λεπτομέρειες απευθείας από τα εισερχόμενά μου.

Ας υποθέσουμε ότι γράφω μια σύντομη περιγραφή έργου πελάτη, μπορώ να ζητήσω από το Gemini να λάβει λεπτομέρειες για τη συνάντηση από το email του πελάτη. Οι δυνατότητες είναι ατελείωτες εδώ.

Η μαγεία των Διδύμων δεν τελειώνει εδώ. Μπορώ ακόμη και να του ζητήσω να δημιουργήσει περιεχόμενο με βάση ένα συγκεκριμένο έγγραφο στον λογαριασμό μου στο Google Workspace.

Για παράδειγμα, εκτελώ μια προτροπή “Γράψτε μου την περιγραφή ιστότοπου βάσει Τελικό περιεχόμενο Swami Jewels έγγραφο. Κράτα το γύρω στις 100 λέξεις». Λαμβάνω σχετική απάντηση σε χρόνο μηδέν.

Το Gemini σαρώνει το περιεχόμενο του εγγράφου, κατανοεί το πλαίσιο και γράφει την περιγραφή του ιστότοπου ανάλογα.

Μερικές φορές, όταν δεν είμαι σίγουρος για το όνομα του αρχείου, μπορώ να ζητήσω από τον Δίδυμο να ανασύρει ένα έγγραφο που ένα συγκεκριμένο άτομο μοιράστηκε πρόσφατα μαζί μου και βρίσκει το έγγραφο και συνοψίζει το περιεχόμενο αυτόματα.

Αυτές οι περιπτώσεις χρήσης αποδεικνύουν ότι η ενσωμάτωση είναι κάτι περισσότερο από ευκολία.

Από βασικό έως λαμπρό

Συνολικά, η πραγματική μαγεία δεν βρίσκεται στη γενική νοημοσύνη του Gemini, αλλά στην ικανότητά του να γίνει το προσωπικό σας σύστημα διαχείρισης γνώσεων όταν αναστρέψετε την εναλλαγή του Google Workspace.

Μετατρέπει την ακατάστατη συλλογή εγγράφων του Drive σε έναν κεντρικό, άμεσα προσβάσιμο εγκέφαλο, ικανό να αντλεί σχετικά δεδομένα κατά παραγγελία.

Εάν εξακολουθείτε να αντιμετωπίζετε το Gemini και τα Έγγραφα Google ως ξεχωριστά εργαλεία, αφήνετε αμέτρητες ώρες παραγωγικότητας στο τραπέζι.

Αφιερώστε πέντε δευτερόλεπτα σήμερα, ενεργοποιήστε την ενσωμάτωση, μάθετε για τις βασικές προτροπές Gemini και ξεκλειδώστε τον πιο ισχυρό βοηθό έρευνας.

Εκτός από τα Έγγραφα Google, η εναλλαγή Google Workspace λειτουργεί επίσης με τον λογαριασμό σας στο Keep Notes. Διαβάστε την αφιερωμένη ανάρτησή μου για να μάθετε περισσότερα σχετικά με αυτό.