Το Gmail έχει μια εφαρμογή λήψης σημειώσεων που κρύβεται σε κοινή θέα — και τώρα τη χρησιμοποιώ καθημερινά

Ανοίγω το Gmail δεκάδες φορές την ημέρα. Ήταν το σημείο όπου έφταναν τα μηνύματα και περιστασιακά έπαιρναν αστέρι ή αρχειοθετούνταν. Δεν περίμενα ποτέ ότι θα ήταν χρήσιμο πέρα ​​από το email.

Ωστόσο, κρυμμένη στην πλαϊνή γραμμή είναι μια εφαρμογή λήψης σημειώσεων που είχα αγνοήσει, παρόλο που χρησιμοποιώ το Gmail κάθε μέρα.

Αφού άρχισα να χρησιμοποιώ το Google Keep απευθείας στο Gmail, άλλαξε ο τρόπος με τον οποίο χειρίζομαι τις σημειώσεις, τις ιδέες και τις εργασίες κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας.

Αντί να αλλάζω το πλαίσιο ή να αφήνω τις σκέψεις να ξεφεύγουν, τώρα τις αποτυπώνω μαζί με τα μηνύματά μου.

Εάν χρησιμοποιείτε το Gmail σε επιτραπέζιους υπολογιστές, πιθανότατα έχετε παρατηρήσει τη λεπτή πλαϊνή γραμμή στα δεξιά. Κατέχει το Ημερολόγιο Google, το Google Tasks, το Google Keep και τις Επαφές.

Πάντα το απέρριπτα ως ακαταστασία, θεωρώντας το ως κάτι που η Google πρόσθεσε για να προωθήσει το οικοσύστημά της.

Από περιέργεια (και ήπια απογοήτευση με τα εισερχόμενά μου), έκανα κλικ στο Διατήρηση εικονιδίου μια μέρα. Ένα οικείο πλαίσιο άνοιξε, εμφανίζοντας τις σημειώσεις μου ακριβώς όπως εμφανίζονται στο τηλέφωνό μου.

Διατηρώντας εργαλεία όπως το Google Keep μόλις ένα κλικ μακριά, το Gmail προσέφερε έναν εύκολο τρόπο λήψης σημειώσεων χωρίς εναλλαγή καρτελών.

Πώς χρησιμοποιώ το Google Keep μαζί με το Gmail

Η χρήση του Google Keep στο Gmail χρησιμεύει ως χώρος αποθήκευσης για τις σκέψεις και τις ιδέες μου ενώ διαχειρίζομαι τα εισερχόμενά μου.

Εάν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενεργοποιεί μια ιδέα, μια επόμενη ερώτηση ή κάτι που θέλω να σκεφτώ αργότερα, το σημειώνω στο Keep αντί να αφήνω το μήνυμα αδιάβαστο ή με αστέρι.

Αυτό κρατά τα εισερχόμενά μου εστιασμένα στην επικοινωνία.

Χρησιμοποιώ επίσης το Keep για να εξαγάγω το πλαίσιο από μεγάλα νήματα email.

Θα αντιγράψω βασικές λεπτομέρειες, όπως ημερομηνίες, αποφάσεις ή στοιχεία ενεργειών, σε μια σημείωση, ώστε να μην χρειάζεται να σαρώσω ξανά ολόκληρη τη συνομιλία αργότερα.

Είναι επωφελές για έργα που βρίσκονται σε εξέλιξη, όπου οι πληροφορίες συχνά θάβονται σε πολλαπλές απαντήσεις.

Ένας περιορισμός είναι ότι δεν μπορείτε να μετακινήσετε απευθείας ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Google Keep. Δεν υπάρχει κουμπί “αποστολή στο Keep”, το οποίο αρχικά φαινόταν σαν χαμένη ευκαιρία.

Η λύση μου είναι απλή: Ανοίγω το email, αντιγράφω τη διεύθυνση URL και επικολλώ αυτόν τον σύνδεσμο σε μια σημείωση Keep. Με αυτόν τον τρόπο, μπορώ να επιστρέψω κατευθείαν στο αρχικό μήνυμα όποτε χρειάζομαι το πλαίσιο.

Αυτή η προσέγγιση λειτουργεί καλά για συνεχιζόμενα νήματα. Θα συνοψίσω τα βασικά σημεία του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με δικά μου λόγια, θα αφήσω τον σύνδεσμο του Gmail από κάτω και θα προχωρήσω.

Διατηρεί τις σημειώσεις μου καθαρές, ενώ μου δίνει μια άμεση διαδρομή πίσω σε ολόκληρη τη συνομιλία.

Γιατί αυτό λειτουργεί καλύτερα από την αντιγραφή email αλλού

Πριν ξεκινήσω να χρησιμοποιώ το Keep στο Gmail, η προεπιλεγμένη μου κίνηση ήταν να αντιγράψω περιεχόμενο email σε άλλη εφαρμογή, είτε πρόκειται για εφαρμογή λήψης σημειώσεων, διαχείριση εργασιών ή έγγραφο.

Ωστόσο, κάθε επιπλέον βήμα έκανε λιγότερο πιθανό να συλλάβω τις πληροφορίες από την αρχή.

Η χρήση του Keep απευθείας στο Gmail είναι βολική. Δεν χρειάζεται να αποφασίσω πού ανήκει κάτι ή να διακόψω τη ροή μου αλλάζοντας εφαρμογές.

Εάν προκύψει μια σκέψη ενώ διαβάζω ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τη συλλαμβάνω αμέσως.

Υπάρχει επίσης λιγότερη επικάλυψη και εκκαθάριση.

Όταν αντιγράφω μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε άλλα εργαλεία, τείνω να κάνω υπερβολική αποθήκευση αντιγράφοντας ολόκληρα νήματα ή περιττές λεπτομέρειες. Με το Keep, είμαι πιο επιλεκτικός.

Αυτό κάνει τις σημειώσεις πιο εύκολη στη σάρωση και πολύ πιο χρήσιμες αργότερα.

Καθ’ όλη τη διάρκεια της ημέρας, το Keep γίνεται ένα ελαφρύ ξύσιμο.

Η σύνταξη μιας απάντησης, η περιγραφή μιας ατζέντας σύσκεψης ή η καταγραφή κάτι που θέλω να ξαναεπισκεφτώ αργότερα, όλα συμβαίνουν εκεί, χωρίς ποτέ να φύγω από το Gmail.

Και επειδή συγχρονίζεται αυτόματα, αυτές οι σημειώσεις ενημερώνονται αυτόματα στην εφαρμογή για κινητά.

Οι περιορισμοί της χρήσης του Google Keep στο Gmail

Όσο βολική κι αν είναι αυτή η ρύθμιση, δεν είναι τέλεια.

Το Google Keep στο Gmail είναι σκόπιμα ελαφρύ και αυτή η απλότητα σημαίνει ότι δεν ταιριάζει σε κάθε ροή εργασίας ή κάθε τύπο σημείωσης.

Ο πιο σημαντικός περιορισμός είναι η δομή. Το Keep δεν προσφέρει φακέλους, ένθετες σημειώσεις ή προηγμένα εργαλεία οργάνωσης.

Όταν οι σημειώσεις σας αρχίζουν να συσσωρεύονται, το να βασίζεστε στις ετικέτες και την αναζήτηση μπορεί να είναι λίγο περιοριστικό σε σύγκριση με άλλες εφαρμογές λήψης σημειώσεων.

Είναι εξαιρετικό για γρήγορη λήψη, αλλά δεν έχει σχεδιαστεί για τη διαχείριση μεγάλων, μακροπρόθεσμων έργων.

Υπάρχει επίσης η έλλειψη βαθύτερης ενοποίησης email.

Δεδομένου ότι δεν μπορείτε να επισυνάψετε ή να μετακινήσετε απευθείας ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Keep, η αναφορά μηνυμάτων απαιτεί μη αυτόματα βήματα, όπως η αντιγραφή συνδέσμων ή η σύνοψη του περιεχομένου μόνοι σας.

Τέλος, η ίδια η πλαϊνή μπάρα μπορεί να αισθάνεται στενή.

Το να γράφεις μεγαλύτερες σημειώσεις ή να σκέφτεσαι πολύπλοκες ιδέες σε ένα στενό πλαίσιο δεν είναι πάντα άνετο.

Όταν μια σημείωση αρχίζει να μεγαλώνει πέρα ​​από μερικές γραμμές, συχνά ανοίγω το Keep σε μια νέα καρτέλα.

Παρά αυτούς τους περιορισμούς, έχω κολλήσει με αυτό το σύστημα γιατί δεν του ζητάω να κάνει πολλά.

Το Google Keep στο Gmail δεν αντικαθιστά μια πλήρη εφαρμογή λήψης σημειώσεων. είναι εκεί για να πιάσει σκέψεις πριν εξαφανιστούν.

Η λειτουργία του Gmail που κέρδισε μια μόνιμη θέση στη ροή εργασίας μου

Αυτό που με εξέπληξε περισσότερο σχετικά με τη χρήση του Google Keep στο Gmail είναι η λίγη προσπάθεια που χρειάζεται. Δεν υπάρχει διαδικασία εγκατάστασης ή σύστημα για συντήρηση.

Διατηρώντας τη λήψη σημειώσεων δίπλα στα εισερχόμενά μου, δεν χρειάζεται πλέον να εμπιστεύομαι τη μνήμη μου ή να αφήνω τα email να συσσωρεύονται ως υπενθυμίσεις.

Αξίζει να σημειωθεί ότι αυτή η ρύθμιση δεν θα αντικαταστήσει μια αποκλειστική εφαρμογή λήψης σημειώσεων. Για μένα, η αξία του έγκειται στο πόσο άψογα ταιριάζει στην ημέρα.

Αυτό που κάποτε φαινόταν σαν μια άχρηστη πλευρική γραμμή έχει μετατραπεί σε ένα από τα πιο σταθερά εύχρηστα μέρη του Gmail και τώρα, δεν μπορώ να φανταστώ ότι θα λειτουργούσα χωρίς αυτό.